Często otrzymujemy takie zapytania. Prośby o zwiększenie zasobów dyskowych dla konta pocztowego dotyczą zwłaszcza tych użytkowników, którzy na co dzień korzystają z Webmaila.
W każdej chwili można oczywiście zwiększyć pojemność dowolnego konta e-mail
jednak w niedługim okresie może się okazać, że zasoby staną się znowu niewystarczające. Można oczywiście, dokupić dodatkową przestrzeń dyskową, ale będzie to pociągało za sobą dodatkowe koszty
Co w takiej sytuacji zrobić?
Jest to ważne pytanie, szczególnie gdy konto pocztowe ma tysiące wiadomości, których nie chcemy się absolutnie pozbyć
Sam mam w swoim archiwum wiadomości nawet sprzed 15 lat, do których czasem muszę zajrzeć. Nie trzymam ich jednak na serwerze, ale lokalnie. Dzięki temu w każdej chwili, bez względu na dostawcę poczty, mam do nich dostęp. Lubię niezależność.
Zatem zalecam, aby oczyścić swoje skrzynki z archiwalnej, nadmiarowej lub być może zbędnej już poczty. Łatwo można wydzielić, że niektóre pliki (poczta, załączniki) można przechowywać:
- lokalnie na swoim komputerze
- na firmowym serwerze
- lub w "chmurze" jeśli wymagany jest dostęp do nich całego zespołu (jest kilka ciekawych rozwiązań chmurowych, które opisałem w odrębnym artykule)
Najlepszym chyba rozwiązaniem (które osobiście stosuję) to utworzenie np. dodatkowego konta pocztowego (np. archiwum@nazwadomeny), na które będzie przesyłana archiwalna poczta ze wszystkich firmowych skrzynek. Po instalacji - na wybranym komputerze - programu pocztowego z protokołem POP3, konta pocztowe zostaną automatycznie oczyszczone.
Wyszukiwanie i filtrowanie wiadomości może być całkiem wygodne np. poprzez utworzenie podfolderów w Skrzynce Odbiorczej lub zwyczajnie po nadawcach.
Bardzo dobrze sprawdza się tutaj program pocztowy eM Client, Mailbird czy znany ThunderBird